Уничтожение архивных документов

Процедуру уничтожения архивных документов осуществляют после проведения экспертизы ценности, в результате которой можно:

— определить практическую и историческую ценность бумаг;

— упорядочить документы с постоянным сроком хранения;

— выявить продолжительность хранения документации.

В любой компании экспертизу ценности бумаг проводят каждый год с целью отбора и передачи в архив дел постоянного и временного хранения, а также выделения к уничтожению документов, у которых данный срок истек. Во время проведения экспертизы отчетность подвергают тщательному рассмотрению на предмет ценности, комплектности, юридической силы путем полного полистного просмотра.

Особенности утилизации документов

Уничтожение документов (подробнее) осуществляют на основании описи и акта о выделении дел на уничтожение, заверенных руководителем компании. Необходимо отметить, что если документы предприятия представляют ценность для государственного или муниципального архива, потребуется согласование с представителями этого учреждения.

Бумаги, которые подлежат уничтожению, запрещено применять для хозяйственных нужд. Перед началом и во время процедуры утилизации крайне важно следить за тем, чтобы не произошла утечка информации, которая может привести к причинению ущерба предприятию.

Проще всего заказать процедуру утилизации документов у архивных компаний. В таком случае все рабочие бумаги помещают в защищенные пломбами и замками контейнеры, затем их вывозят на специальные терминалы и производят уничтожение различными способами (шредирование, сжигание, химическое воздействие). Контролировать уничтожение документов может представитель компании. По окончании утилизации составляют акт, в котором указывают дату и метод уничтожения документации, а также перечень бумаг. Таким же образом можно ликвидировать информацию, хранящуюся не только на бумажных, но и на оптических, магнитных носителях. После того как утилизация документов (подробнее) будет произведена, дела, в соответствии с установленным порядком, снимают с учета.

Необходимо понимать, что грамотное и своевременное уничтожение архивных документов – одна из важнейших задач любой компании. За выполнение этих работ, как правило, отвечают архивный и отдел информационной безопасности. В случае, когда на предприятии нет сотрудников, способных качественно комплектовать и вести архив, на помощь приходят специализированные компании, которые могут взять на себя часть работ или полный архивный аутсорсинг.

Уничтожение документов